3.10 MENGANALISIS PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

A. ANALISIS PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

 

Analisis kebutuhan sarana dan prasarana adalah mengamati dan mempelajari tentang apa saja yang menjadi kebutuhan sarana organisasi sekarang dan di masa mendatang. Oleh karena itu, analisis kebutuhan sarana dan prasarana perlu dilaksanakan agar dapat menilai dan memberikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh organisasi tersebut sehingga dapat menunjang kegiatan kantor. Sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang penting dalam sebuah perusahaan, apabila sarana dan prasarana tidak terpenuhi maka kegiatan organisasi tidak dapat berjalan dengan baik.

 

1. Pengertian Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor a. Roger A. Kauffman

Roger A. Kauffman mengemukakan bahwa perencanaan merupakan proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai serta menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan seefisien dan seefektif mungkin.

b. Sondang P. Siagian

Sondang P. Siagian mendefinisikan perencanaan sebagai suatu keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

 

Berdasarkan definisi menurut para ahli di atas, diperoleh kesimpulan bahwa perencanaan sarana dan prasarana  merupakan sebuah proses merencanakan barang atau alat yang dibutuhkan sesuai skala prioritas dan anggaran perusahaan  atau organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. penentuan sarana dan prasarana harus melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran, serta penyeleksian sarana dan prasarana.

 

Setelah pembuatan rencana kebutuhan perlengkapan, selanjutnya disusun perencanaan biaya yang meliputi biaya pengadaan, penyimpanan, penyaluran, penginventarisan, dan penghapusan, agar perhitungan biaya sesuai dengan kebutuhan. Penyusunan rencana anggaran dilakukan dengan membuat Daftar Usulan Kegiatan (DUK) yang berisi perhitungan harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai perbandingan.

 

Patokan di dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana perkantoran, yaitu sebagai berikut.

a.       Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya

b.      Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor yang diajukan oleh setiap unit kerja dan/atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan kantor

c.       Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan kantor untuk periode tertentu

d.      Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia. Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan tersebut maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan.

e.       Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia. Apabila melebihi anggaran yang tersedia maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.

f.       Penetapan rencana pengadaan akhir. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana tidak mudah karena harus dilaksanakan secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi yang realistis dengan kondisi organisasi. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor perlu melibatkan semua pihak yang memahami kebutuhan organisasi, perlengkapan yang sudah dimiliki (jenis, jumlah, dan kualitas), sumber dana yang tersedia, serta harga pasar.

 

2. Tujuan dan Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor

Berikut tujuan dan manfaat perencanaan sarana dan prasarana dalam sebuah perkantoran. a. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor

Perencanaan sarana dan prasarana kantor dibuat dengan tujuan sebagai berikut:

1) Menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan 2) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya.

Pada hakikatnya pelaksanaan rencana pengadaan sarana dan prasarana didasarkan pada analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas kegiatan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingan.

b. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor

Manfaat perencanaan sarana dan prasarana kantor, diantaranya sebagai berikut.

1)      Membantu dalam menentukan tujuan

2)      Sebagai pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan

3)      Sebagai bahan pengendalian dan penilaian agar kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien

4)      Sebagai peletak dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah

5)      Menghilangkan ketidakpastian dalam perencanaan sarana dan prasarana kantor

 

3. Unsur-Unsur yang Terlibat dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana

Supaya pemenuhan tuntutan peralatan kantor sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikutsertakan beberapa unsur dan pihak yang terkait, yaitu sebagai berikut. a. Kepala divisi

b.      Kepala unit

c.       Kepala TU

d.      Bendahara

e.       Pengurus perlengkapan lainnya

4. Syarat-Syarat Penyusunan Perencanaan Sarana dan Prasarana 

Peyusunan perencanaan sarana dan prasarana perkantoran memiliki beberapa persyaratan yang harus diperhatikan, diantaranya sebagai berikut. a. Perencanaan harus jelas

Kejelasan suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana perkantoran dapat dilihat dalam beberapa hal berikut ini.

1)      Tujuan dan sasaran penyusunan rencana pengadaan sarana dan prasarana harus didasarkan perkiraan biaya atau harga keperluan pengadaan

2)      Jenis dan bentuk tindakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan

3)      Bahan dan peralatan yang dibutukan

4)      Kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan

5)      Realisasi kegiatan

b. Didasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan

Kesepakatan dan keputusan bersama yang dibuat dengan pihak yang terlibat dalam perencanaan, antara lain sebagai berikut.

1)      Kesepakatan dan keputusan dibuat menurut pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas

2)      Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan kantor

3)      Kesepakatan dan keputusan harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan

4)      Kesepakatan dan keputusan bersifat fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan

5)      Perencanaan bisa dibuat pada jangka pendek (3 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun).

c. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas pekerjaan

Sarana dan prasarana perkantoran yang wujudnya berupa Alat Tulis Kantor (ATK), mesin-mesin kantor, perabot kantor, serta alat komunikasi kantor, harus direncanakan pengadaannya. Selain itu, semua sarana dan prasarana tersebut juga diusahakan tersedia secara lengkap. Jika perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor tersebut lengkap maka seluruh sarana dan prasarana dapat menunjang pekerjaan kantor menjadi lebih cepat dan berkualitas. Namun, jika sarana dan prasarana tidak tersedia lengkap maka pekerjaan akan mengalami hambatan. Oleh karena itu, pengadaan sarana dan prasarana kantor harus direncakan secara matang perencanaan demi kemajuan perusahaan.

 

B. JENIS-JENIS ANALISIS KEBUTUHAN

Analisis kebutuhan sarana dan prasarana kantor penting dilakukan sebelum diadakan perencanaan mengenai kebutuhan sarana dan prasarana kantor. Analisis kebutuhan sarana dan prasarana kantor dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sebagai berikut.

1. Analisis Kebutuhan Kuantitatif

Analisis kebutuhan kuantitatif merupakan analisis tentang frekuensi kegiatan, berapa jumlah perlengkapan, serta bagaimana penggunaannya. 

Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:

a.       Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya?

b.      Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?

c.       Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?

 

Langkah-langkah analisis kebutuhan kuantitatif adalah:

a.       Untuk kebutuhan perabot kantor, perlu diketahui jumlah pegawai bedasarkan struktur organisasi yang ada

b.      Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu diketahui sedikit banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan periode waktu tertentu.

c.       Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor) perlu diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu ekstra, (waktu ekstra adalah waktu diluar jam istirahat tetap)

d.      Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku sehingga mengganggu proses penyelesaian pekerjaan diakrenakan masih menunggu datannya pesanan.

 

2. Analisis Kebutuhan Kualitatif

Analisis kebutuhan kualitatif merupakan analisis terhadap pengelompokan tentang jenis kegiatan dalam suatu organisasi seperti tipe, ukuran, mutu, dan harga. Data yang dikumpulkan adalah perlengkapan yang telah ada, bagaimana kondisinya, dan fasilitas lain yang berhubungan.

Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:

a.       Sarana/perlengkapan apa saja yang masih ada?

b.      Bagaimana kondisinya?

c.       Sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba di lokasi?

 

 

 

 

 

 

 

C. PENGUSULAN ATAU PENENTUAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

Pengusulan atau penentuan kebutuhan sarana dan prasarana perkantoran berdasarkan kepentingannya, dilaksanakan dengan beberapa sistematika, yaitu sebagai berikut.

1. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak

Perencanaan sarana dan prasarana perkantoran, khususnya bagi barang bergerak terbagi menjadi dua klasifikasi, yaitu sebagai berikut.

a. Perencanaan Pengadaan Barang Habis Pakai

Perihal perencanaan barang habis pakai, direncanakan dengan urutan seperti berikut.

1)      Daftar perlengkapan disusun dengan menyesuaikan kebutuhan dari rencana kegiatan yang akan dilaksanakan

2)      Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang sarana dan prasarana kantor tersebut setiap bulan

3)      Rencana pengadaan barang disusun menjadi rencana triwulan, kemudian menjadi rencana tahunan

b. Perencanaan Pengadaan Barang Tidak Habis Pakai

Adapun perihal perencanaan barang tidak habis pakai, direncanakan dengan urutan seperti berikut.

1)      Membuat analisis dan membuat susunan daftar kebutuhan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperlihatkan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai di kantor.

2)      Membuat perkiraan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan

3)      Mempersiapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan, dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

 

2. Perencanaan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak

Adapun khusus untuk perencanaan pengadaan barang di perkantoran yang tidak bergerak, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

a.       Melakukan survei tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai, serta jumlah alat dan perabot yang akan ditempatkan di kantor. 

b.      Melakukan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei

c.       Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah bersangkutan

d.      Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan sesuai dengan kebijakan departemen.

e.       Menghitung kebutuhan ruang kerja dengan memperhatikan tambahan karyawan yang diperkirakan akan ditampung pada masa yang akan datang.

 

3. Pengusulan atau Penentuan Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak

Perlengkapan dan perabot perkantoran dapat berupa barang-barang yang bergerak. Dalam hal pengusulan atau penentuan perencanaan pengadaan barang bergerak di kantor harus memperhatikan hal-hal berikut.

a. Syarat-Syarat Perabot Kantoran

Ada beberapa syarat perabot kantor, yaitu sebagai berikut.

1) Ukuran fisik pemakai disesuaikan agar pemakainya fungsional dan efektif 2) Bentuk dasar perabot memenuhi syarat-syarat seperti berikut.

(a)    Sesuai dengan aktivitas pegawai dalam perkantoran

(b)   Kuat, mudah pemeliharaannya, dan mudah dibersihkan

(c)    Memiliki pola dasar yang sederhana

(d)   Mudah dan ringan untuk disimpan atau disusun

(e)    Fleksibel sehingga mudah digunakan

3) Konstruksi perabot kantor hendaknya memenuhi persyaratan berikut.

(a)    Kuat dan tahan lama

(b)   Mudah dikerjakan secara masal

(c)    Tidak tergantung keamanan pemakainya

(d)   Bahan yang mudah didapat di pasar

b. Syarat-Syarat Perlengkapan Kantor

Ada beberapa syarat perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

1)      Keadaan bahan baku atau material harus kuat, tetapi ringan, serta tidak membahayakan keselamatan pekerja kantor

2)      Perlengkapan dipilih dan direncanakan dengan teliti dan baik serta benar-benar disesuaikan dengan pekerjaan pegawai kantor.

 

4. Pengusulan atau Penentuan Perencanaan Pengadaan Barang Tidak Bergerak

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengusulan atau penentuan perencanaan pengadaan barang tidak bergerak di perkantoran, yaitu sebagai berikut. a. Tanah

Tanah yang dipilih untuk mendirikan perkantoran hendaknya mempunyai kelebihan yang bisa mendukung proses pekerjaan perkantoran. Oleh karena itu, perlu dilakukan pemilihan tanah secara cermat. Tanah hendaknya dipilih strategis, bebas bencana, dekat jalur transportasi, dan memiliki pemandangan yang indah. 

 

Adapun syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pemilihan tanah untuk bangunan perkantoran, antara lain sebagai berikut.

1)      Mudah dicapai dengan berjalan kaki maupun kendaraan

2)      Terletak di suatu lingkungan yang memiliki banyak hubungan dengan kepentingan pekerjaan perkantoran

3)      Cukup luas bentuk maupun topografinya (bentuk permukaan)

4)      Mudah kering jika digenangi air, bebas dari pembusukan, dan tidak merupakan tanah yang konstruksinya hasil buatan/timbangan/urugan.

5)      Memperoleh sinar matahari yang cukup selama proses pelaksanaan pekerjaan berlangsung sehingga kelancaran dan kesehatan terjamin.

 

Sementara itu, dalam kegiatan perencanaan pengadaan tanah sebaiknya melewati langkahlangkah menganalisis kebutuhan tanah, melakukan survei kondisi tanah, dan mengadakan survei harga tanah. Langkah-langkah perencanaan pengadaan tanah dijelaskan dalam poin-poin berikut.

1)      Menganalisis kebutuhan tanah

Tanah yang dipilih hendaknya mengacu pada syarat-syarat pemilihan tanah dan hasil analisis kebutuhan bangunan yang akan didirikan serta lokasi yang ditentukan berdasarkan pemetaan kantor.

2)      Mengadakan survei kondisi tanah

Saat melakukan survei tanah harus memperhatikan aspek apakah di lokasi tersebut terdapat fasilitas (seperti jalan, listrik, air, telepon, dan alat trasnportasi) atau tidak.

3)      Mengadakan survei harga tanah

Harga tanah perlu dicek, apakah harga tanah yang ditawarkan terlalu mahal atau tidak.

 

b. Bangunan

Gedung kantor sebagai sarana atau tempat yang akan dibangun untuk sebuah perkantoran, harus memperhatikan kualitas. Oleh karena itu, dalam membangun gedung perkantoran dituntut adanya perencanaan dengan prosedur seperti berikut.

1)      Menyusun rencana bangunan yang dibutuhkan berdasarkan analisis kebutuhan lengkap dan teliti. Misalnya, fungsi bangunan, jumlah pemakai, serta jenis dan jumlah perlengkapan yang akan ditempatkan pada bangunan kantor tersebut.

2)      Melakukan survei terhadap tanah

3)      Menyusun atau mengecek rencana konstruksi dan arsitektur bangunan berdasarkan kebutuhan dan hasil survei

4)      Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar di daerah yang bersangkutan.

5)      Penetapan rencana anggaran biaya (RAB) disesuaikan dengan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang akan disediakan setiap tahun, dengan memperhatikaan skala prioritas yang telah ditetapkan sebelumnya.

D. BENTUK-BENTUK FORMULIR RENCANA KEBUTUHAN

Prosedur pengajuan sarana dan prasarana kantor dilakukan oleh masing-masing bagian dalam suatu perusahaan setiap awal tahun anggaran yang diajukan kepada bagian perlengkapan atau bagian logistik. Agar pengajuan sarana dan prasarana berjalan dengan efektif dan efisien maka bagian perlengkapan atau bagian logistik akan membuatkan formulir pengusulan permintaan perlengkapan kantor.

 

Berikut ini diberi contoh formulir usulan rencana kebutuhan.

 

1. Formulir Rencana Kebutuhan Sarana dan Prasarana yang Bersifat Umum (Banyak digunakan oleh Instansi)

       

1.        Diisi nomor urut

2.        Diisi jenis peralatan yang mau diusulkan untuk pengadaan

3.        Diisi satuan (rim, buah, dan lain-lain)

4.        Diisi jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan

5.        Diisi merek, ukuran, warna, dan lain-lain

6.        Diisi perkiraan harga dan biaya pengangkutan

7.        Diisi no. induk bila barang itu merupakan pengganti barang yang sudah rusak

8.        Keterangan tentang ciri-ciri sarana dan prasarana

9.        Tanggal penyerahan formulir

10.    Tanda tangan kepala logistik

11.    Nama kepala logistik

12.    Tanda tangan kepala bagian

13.    Nama kepala bagian

 

2. Formulir Usulan Kebutuhan Mesin Kantor

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        3.                  Usulan Kebutuhan Transportasi Kantor

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        4.                  Usulan Kebutuhan Tanah

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        5.  Usulan Kebutuhan Sarana/Alat Kantor Per Unit Bagian

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Formulir Usulan Kebutuhan Mesin Kantor 

Kesimpulan:

 

Bagian analisa perencanaan kebutuhan mestinya harus bekerja secara profesional agar semua kegiatan yang dilakukan oleh lembaga/organisasi secara makro memberikan asas efektif dan efisien. Analisa kebutuhan sarana prasarana/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi dua, yaitu analisa kebutuhan kualitatif dan analisa kebutuhan kuantitatif. Keduanya diperlukan dalam usaha untuk memberi informasi yang tepat bagi penentu kebijakan (pimpinan) dalam menetapkan kebijakan-kebijakan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana secara rasional dan obyektif.