1.Analisa Perencanaan Kebutuhan
Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses
perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang
akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P.
Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah,
perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan
menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu
seefisien dan seefektif mungkin.
Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka
hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah
memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud
adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa
atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan
proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi,
distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan
kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan
yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam
menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan
komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat
guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan
dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.
Analisa rencana
kebutuhan merupakan salah satu mata rantai dalam proses pengelolaan sarana dan
prasarana yang tidak dapat dipisah-pisahkan hubungannya antara proses yang satu
dengan proses yang lain. Analisa
perencanaan kebutuhan berawal dari kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh
unit pemakai/pengguna (user), kemudian berdasarkan daftar inventarisasi
tersebut unit organisasi merencanakan
macam dan jenis sarana apa yang dibutuhkan.
Beberapa pertimbangan dalam kegiatan analisa perencanaan
kebutuhan adalah harus selalu memperhatikan permasalahan yang berhubungan
dengan:
a. Klasifikasi
alat/sarana prasarana yang dibutuhkan.
b. Spesifikasi
alat/sarana prasarana.
c. Dimana/lokasi
mana alat/sarana prasarana akan digunakan.
d. Siapa
yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.
e. Kapan
alat/sarana prasarana akan digunakan.
f. Berapa
jumlah/volumenya.
Analisa rencana kebutuhan guna menunjang kelancaran proses
dan pelaksanaan terhadap semua kebutuhan yang diperlukan sebagai sarana
pendukung pelaksanaan tugas lembaga/pembelajaran, dapat kelompokan menjadi 4
golongan, yaitu:
1) Barang
tidak bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang tidak bergerak.
2) Barang bergerak.
Barang-barang yang termasuk jenis barang bergerak.
3) Hewan,
barang yang termasuk hewan.
4) Barang
persediaan, adalah barang-barang baik yang bersifat tahan lama atau habis pakai
yang keberadaannya untuk bahan pengganti jika peralatan yang berupa unit
mengalami kerusakan sebagian komponennya, seperti; mouse, keyboard, external
hardisct, lampu LCD, ban kendaraan, dll.
SOAL PROBLEM BASED LEARNING
Perusahaan bernama Tekno Advertising sedang membuka kantor cabang baru di Surabaya, oleh karena itu perlu adanya analisa perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana yang matang. Perusahaan tersebut bergerak di sektor pemasaran produk dan iklan. Silahkan kalian analisis kebutuhan apa saja yang dibutuhkan perusahaan tersebut!
KELOMPOK
Firman (klasifikasi)
Alexa (Spesifikasi)
Della (Lokasi)
Dewi (siapa)
Endin (kapan)
Ali (volume)
Makbul (barang tidak bergerak)
Mardhiyah (barang bergerak)
Salma (barang persediaan)
2. Jenis-Jenis
Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan sarana prasarana/peralatan kerja suatu
organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi dua, yaitu analisa kebutuhan
kualitatif dan analisa kebutuhan kuantitatif.
a. Analisa
kebutuhan kualitatif
Analisa kebutuhan kualitatif pada dasarnya adalah suatu
rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang
jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu. .
Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus
dikumpulkan berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:
1) Sarana/perlengkapan
apa saja yang masih ada?
2) Bagaimana
kondisinya?
3) Sudah
tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah
tiba di lokasi?
b. Analisa
kebutuhan kuantitatif
Analisa kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti
volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi
tertentu. Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:
1) Apakah
jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya?
2) Apakah
sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?
3) Apakah
sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?
Langkah-langkah analisia kebutuhan kuantitatif adalah:
1) Untuk
kebutuhan perabot, perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur organisasi yang ada.
2) Untuk
kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu diketahui sedikit banyaknya jumlah
warkat yang dihasilkan untuk satuan periode waktu tertentu.
3) Untuk
kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor)perlu diketahui waktu riil
penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu ekstra, (waktu
ekstra adalah waktu diluar jam istirahat tetap)
4) Terhadap
kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu diperhatikan pengalaman dari
kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih
maupun kekurangan bahan baku sehingga menggangu proses penyelesaian pekerjaan
dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.
5) Cara pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat diterapkan pada permasalahan ini dengan memperhatikan syarat-syarat atau faktor-faktor sebagai berikut:
a) Kebutuhan
bersifat rutin (terus menerus)
b) Biaya
setiap kali mengadakan pesanan
c) Biaya
yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi
perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai
jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan
penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos,
faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang
perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :
1. Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat
yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
2. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan
kemampuannya.
3. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk
penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
l Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok
dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:
1. Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari
benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
2. Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat
spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang
seksama diantara produsen dengan baik.
3. Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas
benda-benda, keadaan pasar dan harga.
4. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan
baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara
pengepakan.
5. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang
perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
l Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan
dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut
maupun udara.
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis
pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1. Menyusun daftar
perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2. Menyusun
perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3. Menyusun
rencana pengadaan barang
b. Barang tak habis pakai
1. Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai
dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2. Memperkirakan biaya perlengkapan
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
4. Menyusun rencana pengadaan tahunan
c. Barang tidak bergerak
1) Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a) Menyusun rencana
pengadaan tanah
b) Mengadakan survei
untuk menentukan lokasi tanah
c) Mengadakan survei
terhadap adanya sarana jalan
d) Mengadakan survei
harga dilokasi
e) Mengajukan rencana
anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat,
dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a) Mengadakan survei
tentang keperluan bangunan
b) Mengadakan
perhitungan luas bangunan
c) Menyusun rencana
anggaran biaya
d) Menyusun tahapan
rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara
teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala
prioritas
3. Pengusulan
Sarana Prasarana
Pengusulan alat/sarana prasarana yang dibutuhkan oleh
masing-masing unit organisasi yang didukung dengan data yang lengkap dan detail
dan dituangkan dalam format-format yang telah dibakukan agar memudahkan bagian
pengadaan yang akan melakukan proses pembeliannya. Prosedur pengusulan sarana
dan prasarana
Usulan kebutuhan sarana dan prasarana adalah
kegiatan-kegiatan dan usaha yang dilakukan oleh satuan kerja untuk merumuskan
suatu kebutuhan sarana dan prasarana berdasarkan dan berpedoman pada hal-hal
sbagai berikut:
1) Usulan
disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi yang akan
menggunakan barang tersebut.
2) Usulan
disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian yang ada.
3) Usulan
disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang yang masih ada dan yang masih
dapat digunakan.
a. Dasar
pemikiran.Dasar pemikiran diadakan rencana usulan kebutuhan adalah:
1) Untuk
meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok pegawai.
2) Untuk
meningkatkan motivasi kerja pegawai.
3) Untuk
standar kerja yang baku.
4) Untuk
memperoleh kualitas barang sesuai dengan aspek penggunaannya.
5) Untuk
menghindari pemborosan.
b. Usulan
berdasarkan pada macam dan jenis barang.
Kepala satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan
perlengkapan atau sarana dan prasarana pendukung kerja, senantiasa harus
berdasarkan standar baku yang telah ditetapkan. Standar baku ini dimaksudkan
untuk:
1) Memperoleh
kepastian dan kebenaran sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
2) Memperoleh
kepastian mutu/kualitas sarana dan prasarana yang bibutuhkan.
3) Memperoleh
kepastian jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
4) Memperoleh
standardisasi dan normalisasi terhadap sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Memudahkan bagian pengadaan/pembelian dalam proses pembelian.
c. Usulan
rencana kebutuhan harus disusun sesuai dan berdasarkan pada pengelompokan
barang/sarana dan prasarana.
d. Proses
penyusunan untuk barang bergerak dan tidak bergerak.
1) Barang
bergerak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip
kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan dan penyimpanannya.
Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:
a) Dibuatkan
daftar penyusunan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana
kegiatan masing-masing satuan kerja yang mengusulkan berdasarkan
frekuensi/volume dan kecepatan penggunaannya.
b) Dibuatkan
daftar perkiraan biaya dan harga perkiraan untuk pengadaan barang setiap
periodenya.
c) Daftar
rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan
waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.
2) Barang
tidak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan,
ketahanan atau umur pakai barang, penempatan, perawatannya atau
pemeliharaannya, dan penyimpanannya.
Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:
1) Dianalisa
dengan tepat penggunaannya, dibuatkan susunan usulan perlengkapan sarana dan
prasarana yang disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan kerja/organisasi
dengan memperhatikan peralatan/sarana dan prasarana yang masih ada dan masih
dapat digunakan dalam batas-batas efisiensi.
2) Dibuatkan
daftar perkiraan biaya penyimpanan dan biaya pemeliharaan.
3) Disipkan
daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam
satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.
3) Barang
tidak bergerak, dapat berupa tanah dan bangunan, pengusulannya dapat dirinci
antara lain sebagai berikut:
Tanah;
a) Kepastian
lokasi dan luasnya dan pengusulannya senantiasa sesuai dengan efektifitas
penggunaan.
b) Dicermati
tentang perencanaan tata kota (panologi) setempat.
c) Kepastian
nilai atau harga tanah.
d) Diusulkan
kepada satuan pengadaan lengkap dengan data yang syah dan akurat.
Bagunan, informasi yang diperlukan meliputi:
a) Fungsi
bangunan/ruangan yang diusulkan.
b) Struktur
organisasi dari satuan kerja yang akan menggunakan.
c) Perkiraan
jumlah unit, ruang, dan pemakai yang akan menempati.
d) Jenis dan
peralatan sarana dan prasarana yang akan ditempatkan.
e) Kepastian
perhitungan jumlah dan luas bangunan.
Komentar
Posting Komentar