BAB 1 Memahami Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor

Keterbatasan kemampuan tersebut menuntut pengamanan dan pemanfaatan berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang optimal. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana tersebut?

1.  Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segalasesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

2.   Association of Facilities Managers (AFM) mengartikan administrasi sarana dan prasarana sebagai pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan fasilitas layanan dan orang-orang yang tergabung di dalamnya, ini memiliki implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan pengendalian tenaga kerja, energi dan sumber daya terkait. (http://id.wikipedia.org/wiki/Logistik) .

3.  Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti gedung, ruang kelas, halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.

 

Untuk lebih mudah membedakan keduannya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung.  

Secara Umum, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi. Misalnya, dalam bidang transportasi darat kita dapat menyebut mobil, motor, bis, taksi sebagai sarana transportasi karena digunakan secara langsung oleh orang.

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi. Misalnya, fasilitas pendukung seperti jalan, rambu-rambu, lampu lalu lintas dapat kita sebut sebagai prasarana.

Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

1. Perencanan Pengadaan (Palnning Programming)

2. Prakualifikasi Rekanan

3. Pengadaan Barang

4. Penyimpanan

5. Inventarisasi

6. Penyaluran 

7. Pemeliharaan

8. Rehabilitasi

9. Penghapusan

10. Pengendalian

Sarana dan prasarana organisasi merupakan milik/kekayaan organisasi maka perlu adanya kegiatan pengamanan yang kuat, mencakup pengamanan sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi, dan penghapusaan.

Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logistik/administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dirinci pada tabel 2 sebagai berikut:

KEGIATAN MANAJERIA : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,DAN PENGAWASAN

Kegiatan operasional : pengadaan,pencatatan (inventarisasi), penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan

Objek :Sarana dan prasarana, perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang/administrasi.

Tujuan : mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.

 

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:

•   Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.

•   Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana / perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.

•    Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.

•    Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.

•  Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana / perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.

•   Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana /perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.

•    Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.

•   Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana / perbekalan secara bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan. (Tim Dosen ASMI Santa Maria, 2008: 2)

 

Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Adalah pengetrapan secara sistematik dari pada pengetahuan yang tepat guna mengontrol dan menentukan arah kecenderungan perubahan menuju pada tujuan yang telah ditetapkan.

Sehingga dapat disimpulkan dua fungsi pokok perencanaan yaitu: 

•  mengontrol setiap langkah kegiatan pekerjaan.

•  Bila terjadi kendala atau hambatan maka rencana yang telah ditetapkan dapat digunakan untuk member arah perubahan seperlunya. Lima proporsi dalam perencanan pendidikan yaitu:

a.   Harus mengguanakan pandangan jangka panjang.

b.  Harus bersifat komprehensif.

c.   Harus merupakan bagian dari perencanaan masyarakat.

d.  Harus merupakan bagian integral dari manajemen pendidikan.

e. Harus memperhatikan perkembangan kualitatif dan kuantutatif serta menjadikan pendidikan lebih relevan efektif efisien.

 

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melaui pembelian dilakukan dengan system lelang yang diikuti oleh para rekananuntuk menghindari berbagai kemuingkinan yang tidak diinginkan. Rekanan yang mengikuti tender adalah rekanan yang bonafite atau terpercaya saja (mengetahuinya dengan melakukan kegiatan prakualifikasi).

Langkah kegiatan prakualifikasi:

a) Persiapan.

b) Pelaksanaan

•  Pemeriksaan dan penelitian terhadap calon rekanan secara administrative dan tekhnis.

•  Menetapkan dan mengumumkan hasil prakualifikasi serta member sertifikat/tanda halus.

•  Menyampaikan laporan tentang pelaksanaan prakualifikasi kepada DEPDIKBUD.

 

PROSES LELANG PENGADAAN BARANG

1.       Persiapan Pengadaan

2.       Pengumuman Pelelangan

3.       Pendaftaran Peserta Lelang

4.       Penjelasan Pelelangan

5.       Penyampaian Penawaran

6.       Proses Evaluasi

7.       Lelang Gagal dan Pelelangan Ulang

8.       Pengumuman Calon Pemenang Lelang

 

Pengadanan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan sedmua keperluan barang/jasa /benda bagi keperluan pelaksanaan tugas.

a)  Pengadaan Tanah, dapat dilakukan dengan membeli, menerima hibah, menerima hak pakai atau menukar. 

b) Pengadaan Bangunan, dapat dilaksanakan dengan membangun atau mendirikan banguan baru, membeli, menyewa atau menerima hibah/menukar.

c)   Pengadaan Perbot, dapat dilakuakn dengan membeli, membuat sendiri atau menerima hibah. 

d) Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi, sejauh ini pengadaan kendaraan untuk sekolah telah dilakukan oleh pemerintah pusat. 

e)  Pengadaan Sarana Pendidikan, Alat Kantor, Alat Tulis Kantor (ATK). Untuk jumlah yang besar dapat dilakukan lelang dengan rekanan. Kekurangan ATK dalam jumlah kecil dapat dilakukan dengan dibeli melalui dana taktis. Pengadaan buku atau benda grafis lainnya dapat diadakan dengan membuat sendiri, bantuan, atau hibah.

 

Penyimpanan yaitu menampung hasil pengadaan barang demi keamanan baik yang belum atau akan didistribusikan. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima barang, menyimpan barang, dan mengeluarkan/mendistribusikan barang.

 

Merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku. Inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang milik Negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan input yang sangat berharga dan berguna bagi efektifitas pengelolaan sarana dan prasarana.

 

Merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu pada yang lain. Dalam lingkungan sekolah atau fakultas kegiatan penyaluran dapat berwujud pendistribusian atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai kebutuhan guru/dosen/seksi bagian dalam instansi/sekolah/fakultas tersebut untuk keperluan KBM serta perkantoran.

 

Agar setiap barang yang kita miliki dapat berfungsi dan digunakan secara lancar tanpa banyak menimbulkan hambatan/gangguan maka barang tersebut harus dirawat secara baik dan continue untuk menghindarkan adanya unsure pengganggu/perusak. Kegiatan rutin ini diusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula disebut pemeliharaan/perawatan (service).

 

Merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian suku cadang agar barag tersebut dapat dipergunakan lagi sehingga punya daya yang lebih lama.

 

Bila besarnya biaya rehab suatu barang inventaris telah tidak sesuai dengan daya pakainya, artinya bila biaya rehab terlalu besar sedang daya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan disingkirkan/dikeluarkandari daftar inventaris Negara berdaras peraturan UU yang berlaku. Pelaksaan penghapusan dilakukan oleh panitia penelitian/penghapusan barang inventaris dengan keputusan unit utama masing-masing mewakili unsure keuangan, perlengkapan, dan bidang tekhnis. Panitia tersebut bertugas meneliti, menilai barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan, sampai melelang atau memusnahkan barang tersebut.

 

Seluruh kegiatan diatas tidak dapat berjalan sendiri-sendiri tanpa kendali, artinya setiap kegiatan akan tidak lepas dari monitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta senantiasa diperhatikan kerjasama satu dengan yang lainnya. Sebab bagaimanapun seluruh kegiatan pengelolaan tersebut harus selalu kompak, serempak, dan terpadu.

 

      DANA TAKTIS

Dana taktis adalah dana cadangan untuk hal-hal atau keperluan yang mendadak (mendesak) yang tidak dapat direncanakan sebelumnya